Tietueiden säilytyskäytäntöjen luominen ja ylläpito on yksi niistä tehtävistä, jotka vievät vähän aikaa, mutta voivat säästää paljon aikaa ja sekaannusta myöhemmin. Se on pohjimmiltaan tapa varmistaa, että kaikki organisaation jäsenet ovat samalla sivulla kaikkien arkaluonteisten tietojen, mukaan lukien paperiasiakirjojen ja digitaalisten tietueiden, käsittelyssä. Tietueiden säilytyskäytännöt antavat kaikille selkeän kuvan toimenpiteistä, joita heidän tulisi tehdä yrityksen tietojen suojaamiseksi uusien tietueiden luomisesta siihen asti, kun ne murskataan tai muuten tuhotaan tietojen tuhoamispalveluiden toimesta.
Ihmisillä, jotka yrittävät käydä läpi monia tiedostoja, on kysymyksiä tietojen noudattamisesta. Joissakin paikoissa ja joillakin toimialoilla tietojen noudattamista koskevat lait vaativat organisaatioita säilyttämään tiedostoja tietyn ajan. Mutta jopa yrityksillä, jotka eivät käsittele terveys- tai taloustietoja, tulisi olla perusasiakirjojen säilytyskäytäntöjä, kunhan työntekijöiden ei tarvitse tuhlata aikaa vastausten etsimiseen aina, kun he miettivät, pitäisikö jokin arkaluonteinen tiedosto säilyttää tai poistaa. Selkeä ja johdonmukainen lähestymistapa tietueiden säilyttämiseen ja hallintaan voi olla hyödyllistä myös, jos olet koskaan ollut mukana oikeustoimissa tai tarkastuksessa, joka edellyttää tiettyjen tietueiden luovuttamista.
Mikä on tietueiden säilytyskäytäntösi?
Tietueiden säilytyskäytännön ei tarvitse olla pitkä tai monimutkainen asiakirja. Sen täytyy vain sisältää joitain ydinelementtejä. Säilytyskäytännön ensimmäinen olennainen osa on luettelo tietuetyypeistä ja vähimmäisaika, jonka kunkin tyypin tulee säilyttää.
Jotkut asiat, kuten tilinpäätökset ja veroasiakirjat, tulisi säilyttää ikuisesti, mutta monet yritysasiakirjat, kuten palkkakirjanpito ja laskut, voidaan heittää pois 3–7 vuoden kuluttua. Varmista, että digitaalisia tietueita käsitellään myös selventämällä, että sisällöllä, kuten sähköpostilla ja PDF-tiedostolla, on sama säilytysaikataulu kuin paperisilla asiakirjoilla. (Keskustele IT-asioistasi vastaavien ihmisten kanssa varmistaaksesi, että käytäntösi kuvastavat tarkasti, kuinka yrityksesi hallitsee ja säilyttää digitaalista tietoa.)
Jos sinua ei koske toimialakohtaisia tietojen noudattamista koskevia lakeja, jotka voivat vaikuttaa käytäntösi tiettyihin aikatauluihin, voit etsiä ohjeita tietueiden säilytyskäytännöistä verkossa. On aina parasta tarkistaa asianajajaltasi, että et vain ole tietoinen sinua koskevista tietojen noudattamista koskevista säännöistä, mutta et myöskään jätä huomiotta mitään, mikä saattaisi asettaa sinut vastuuseen.
Miten tietojen tuhoamispalvelut sopivat
"Tietojen säilyttämis- ja tuhoamiskäytäntö" saattaa todellakin olla tarkempi nimi tälle asiakirjalle. Kun yrityksesi ei enää ole velvollinen pitämään kirjaa, käytännössäsi on käsiteltävä asianmukaiset menettelyt tietueiden poistamiseksi.
Vanhojen paperi- ja digitaalisten tietueiden pitäminen liian kauan kiinni vie vain tallennustilaa ja aiheuttaa sekaannusta, joka voi vaikeuttaa todella tarvitsemiesi asiakirjojen löytämistä. Kun tietueet eivät ole enää hyödyllisiä (käytäntösi aikataulun mukaan), ne tulee tuhota turvallisesti. Ota käytännöissäsi huomioon tiedon tuhoamisen parhaat käytännöt, jotta tietojen noudattaminen ja tietoturva eivät vaarannu, kun työntekijät käsittelevät tietoja.
Samoin tietojen tuhoamisen ei tarvitse olla pitkä tai monimutkainen osa tietueiden säilytyspolitiikkaa. Keskeisiä osia, joita haluat ehkä käsitellä tässä käytännön osassa, ovat:
Organisaation tietojen tuhoamisasioiden valvonnasta vastaavan henkilön osasto tai nimike.
Tietoja siitä, kuinka kauan eri tiedostotyyppejä tulee säilyttää.
Tietoa siitä, kuinka vanhentuneet paperiasiakirjat tulee tuhota (tietojen hävityspalvelun silppuaminen).
Tietoa siitä, kuinka vanhentuneet tiedontallennuslaitteet, kuten kiintolevyt, tulisi tuhota (taaskin ihannetapauksessa tietojen tuhoamispalvelun pitäisi silputa ne).
Tietoja siitä, kuinka usein sähköpostit ja muut digitaaliset tietueet poistetaan järjestelmistäsi (siitä käsittelevän IT-henkilöstön ohjeiden mukaan).
Varmista, että meneillään oleviin oikeudellisiin menettelyihin tai tarkastuksiin liittyviä tietueita ei tuhota (lakimiehen ohjeiden mukaan).
Kun olet suorittanut tietueiden säilytyskäytäntösi, mukaan lukien tietojen tuhoamista koskevan osion, varmista, että kaikki organisaatiosi jäsenet saavat kopion. Jopa etätyöntekijöitä tulisi kouluttaa säilytyskäytäntöihisi, jotta kaikki, joilla on pääsy yritystietoihisi, ovat tietoisia parhaista käytännöistä arkaluonteisten tietojesi suojaamiseksi.